Trong quá khứ, những doanh nghiệp hoạt động thông thường chỉ dựa vào những chỉ số tài chính có sẵn. Chỉ số này cho người quản lý biết được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ, đó là thời điểm mà mọi hoạt động đã diễn ra. Tiến sĩ Norton & Kaplan đã nhận ra được điều này và đưa ra được một ý tưởng về Balanced scorecard (BSC), giúp những doanh nghiệp quản lý được hoạt động của mình trên toàn bộ các phương diện như khách hàng, nội bộ, tài chính…
1. BSC là gì?
Balanced scorecard(BSC) hiểu theo tiếng Việt đó là “thẻ điểm cân bằng”. Đây chính là mô hình quản lý chiến lược ở mức độ thấp và cơ bản nhất. BSC giúp lên kế hoạch, thực hiện, tính toán, đo lường được chiến lược kinh doanh. Kể cả những yếu tố phi tài chính như khách hàng, nội bộ,…
Việc đo lường được cả những tác nhân phi tài chính đến hoạt động kinh doanh của tổ chức là một bước tiến lớn của mô hình này. Ý nghĩa cân bằng ở đây đó là sự cân đối trong tính toán giữa các mục tiêu ngắn và dài hạn, cân bằng giữa các yếu tố đầu vào và kết quả, các yếu tố phi tài chính và tài chính, kể cả cân bằng trong những hành vi nội bộ và những hoạt động xã hội.
2. BSC có cấu trúc chức năng như thế nào?
2.1 Thước đo tài chính
Đối với chức năng tài chính BSC có vai trò như thước đo những yếu tố chi phí như khấu hao, lợi nhuận thu về, chi phí cố định, khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp, lợi nhuận, vốn… Tuy không phải mọi yếu tố đều có thể định lượng một cách dễ dàng, thế nhưng chúng chính là một cách để xác nhận cho hoạt động đang diễn ra.
Tuy nhiên trong thực tế ngày nay, việc BSC định lượng tài chính đã không còn là phương tiện đánh giá duy nhất và quan trọng nhất nữa. Tài chính chỉ thể hiện được một phần của cái tổng thể. Điều này có nghĩa tổ chức có thể mang về rất nhiều nguồn thu từ hoạt động kinh doanh, thế nhưng rủi ro tiềm ẩn bên trong vẫn có thể khiến doanh nghiệp phá sản. Chính vì thế, việc phân bố sự quan tâm cho những thước đo tiếp theo cũng cần được chú trọng.
2.2 Thước đo khách hàng
Mức độ hài lòng của khách hàng là một thước đo trong BSC có thể đánh giá được sự phát triển của tổ chức. Thước đo này tác động chính xác đến nguồn thu của tổ chức từ thời điểm hình thành cho đến tương lai. Thức đo này được hình thành là để đo lường được việc khách hàng đang nhận định tổ chức là một công ty như thế nào? Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp có thể định hình được mục tiêu phát triển của mình.
2.3 Thước đo nội bộ
Điều này không thể phủ nhận bởi nội bộ chính là phần khung xương quyết định khả năng thành công của tổ chức. Thước đo này của BSC có vai trò như một tiêu chí đánh giá lại chính bản thân doanh nghiệp hiện tại đang hoạt động có tốt hay không và mức độ hoạt động đang ở mức nào.
BSC sẽ đánh giá được tổ chức có thật sự vận hành một cách mượt mà hay không bằng những chỉ số có liên quan như tăng trưởng, tỷ lệ người lao động làm việc lâu năm, công việc có thời gian xử lý trong bao lâu… BSC đánh giá chính xác doanh nghiệp bằng những tiêu chí này và xác định được mắc xích yếu và lỗ hổng trong quá trình vận hành.
2.4 Thước đo học tập
Thước đo này trong BSC chú trọng đến nguồn nhân lực bên trong doanh nghiệp. Đây là yếu tố sẽ quyết định chất lượng nền tảng mà doanh nghiệp đang sở hữu và đầu tư. Một điểm đáng lưu ý đó là BSC không đưa ra các con số hay có những dấu hiệu cụ thể nào để đánh giá. Yếu tố trau dồi và phát triển phải được thực hiện liên tục và song song với quá trình phát triển của công nghệ.
Để có thể tác động được vấn đề này thước đo của BSC có đề cập đến vấn đề kiểm soát những chính sách liên quan đến phát triển năng lực, những công cụ nhằm để đánh giá và nâng cao năng suất của nhân viên. Từ đó chủ doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra được câu trả lời và những phương pháp để nâng cao thước đo học tập của BSC.
Nếu giá trị của BSC cho kết quả tốt, điều này có thấy rằng doanh nghiệp của bạn đang làm rất tốt trong khâu phát triển nhân viên, sử dụng tốt những công nghệ đã được trang bị. Doanh nghiệp như thế theo đánh giá của BSC đó là một tổ chức có khả năng linh hoạt cao trong thời đại công nghệ hiện nay.
2.5 Mối quan hệ của các thước đo của BSC
Trong giai đoạn đầu của sự hình thành BSC. 4 thước đo sức mạnh của tổ chức đã đề cập ở trên hoàn toàn phát triển độc lập. Chính vì thế, những doanh nghiệp vào thời điểm này sử dụng BSC theo cách tùy biến. Đó là loại bỏ đi một số thước đo của BSC. Tuy nhiên, trong thực tế 4 tiêu chí mà BSC nêu ra hoàn toàn gắn bó với nhau và tác động qua lại.
Theo mô hình của BSC, những thước đo này không đơn giản như vậy mà được cấu thành từ rất nhiều thành phần bên dưới của tổ chức. Điều này có nghĩa doanh nghiệp phải quản lý rất nhiều mô hình nhỏ bên dưới để có thể cho ra được thước đo BSC.
Trong trường hợp bạn tập trung vào đào tạo nhân viên theo thước đo BSC học tập. Nhân viên của bạn sẽ có được một nền tảng kiến thức tốt giúp tổ chức hoạt động mượt mà giúp thước đo BSC nội bộ tăng lên. Hai yếu tố này sẽ tác động đến giá trị mà khách hàng nhận được từ đó nâng cao thước đo BSC khách hàng. Khi đã đạt được sự hài lòng của khách hàng thì lợi nhuận doanh nghiệp sẽ tăng lên từ đó.
Đây là một ví dụ về sự tác động của 4 yếu tố thước đo của BSC đối với doanh nghiệp. Không chỉ vậy, những yếu tố nhỏ trong thước đo BSC cũng sẽ tác động ít nhiều với nhau. Ví dụ như đối với BSC tài chính, khi doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động và có doanh thu tăng thì sẽ khiến lợi nhuận được tăng cao hơn.
3. BSC mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
3.1 BSC đưa ra được kế hoạch phát triển cụ thể và dài hạn
BSC cung cấp một loạt những điểm cần tập trung phát triển trong doanh nghiệp. Những mục tiêu nhỏ sẽ tác động đến mục tiêu lớn hơn. Việc hoàn thành những mục tiêu nhỏ trong thước đo BSC là cách để tạo ra hiệu quả hoạt động tối ưu.
3.2 BSC cải thiện nội bộ
Khi BSC đã cho bạn một chiến lược cụ thể. Người quản lý hay những cá nhân trong tổ chức sẽ dễ dàng hoạt động hơn bằng cách thực hiện truyền thông trong doanh nghiệp. BSC không những giúp phát triển truyền thông bên ngoài và trong doanh nghiệp. BSC còn cho nhân viên và đối tác có thể hiểu rõ được chiến lược của tổ chức với những mục tiêu được đặc ra rõ ràng cấu thành từng thước đo cụ thể.
3.3 BSC liên kết những dự án trong tổ chức
BSC sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được kế hoạch từ nhỏ cho đến lớn nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực, nguồn vốn và thời gian của tổng thể. Chính vì thế doanh nghiệp biết được bản thân mình hiện đang ở đâu và có đang thực hiện chung mục tiêu hay không.
3.4 BSC nâng cao khả năng báo cáo
BSC giúp nhân viên có thể báo cáo một cách chi tiết, dễ dàng và cụ thể hơn dựa vào những tiêu chí đã vạch ra trước đó. Nội dung của những cuộc họp sẽ được rõ ràng hơn trong việc đánh giá hoạt động và quá trình thực hiện công việc.
Có thể nói BSC là một mô hình quản lý doanh nghiệp tiên tiến giúp bao quát được những yếu tố tài chính và phi tài chính. Áp dụng BSC giúp người quản lý đưa ra được mục tiêu hoạt động và đưa tổ chức đến kết quả mong muốn.
