Trong một doanh nghiệp đặc biệt là với các doanh nghiệp đang bắt đầu start up trên thị trường thì xác định ra cơ cấu tổ chức ngay từ ban đầu. Có hai yếu tố trong mảng phân cấp ở một tổ chức hay bị nhầm lẫn qua lại với nhau. Do đó, bài viết sẽ cung cấp thông tin về hệ thống Chain of command là gì, phân biệt khái niệm này với span of control và các yếu tố hình thành nên cơ cấu tổ chức.
1. Chain of command gì?
Chain of command là khái niệm nói về những mức độ cấp quyền ở một doanh nghiệp, nghĩa là hình thức phân bổ được thiết kế ở công ty. Chain of command thể hiện ai là cấp dưới của ai. Ở một nền tảng phân quyền doanh nghiệp, vị trí này kết nối với vị trí khác từ trên xuống.
Sự phân quyền sẽ đi theo một chiều thẳng đứng, từ vị trí này cho đến vị trí khác thể hiện sự phân quyền. Chuỗi các lệnh không chỉ phản ánh lên trách nhiệm mà nó còn hình thành nên mức quyền hạn và có thể quyết định việc gì trong doanh nghiệp. Chain of command được xem là một phương thức dễ hiểu thông qua việc nhìn vào sơ đồ tổ chức thể hiện cơ cấu doanh nghiệp.
Điển hình như biểu đồ bên dưới, chuỗi lệnh hình thành từ 3 lớp mà vị trí bên dưới sẽ được quản lý bởi manager và những người này cần đưa báo cáo cho vị trí giám đốc điều hành.
Chain of command hình thành những mức quyền hạn cụ thể, hạn mức và quyền hạn đưa ra quyết định. Một chuỗi như vậy khi được cấu trúc tốt sẽ mang tính đảm bảo những việc cần làm được hoàn thiện đúng lúc, khi mà các cấp bậc bên dưới sẽ có nghĩa vụ với các quyết định của họ. Yếu tố này còn giúp cho những nhà quản trị ở mảng đánh giá năng suất lao động của cấp dưới do chuỗi lệnh được xét ở việc thiết lập mô tả công việc. Những sự biến động của cấp dưới và khả năng cho ra sự lựa chọn nhanh chóng cũng là yếu tố chủ chốt trong những lúc yêu cầu nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng lúc. Do đó nhà quản trị có khả năng kiểm tra nhân viên bất cứ lúc nào.
2. Span of control là gì?
Span of control là việc có bao nhiêu nhân viên cấp thấp mà nhà quản trị có nhiệm vụ quản lý. Được dịch ra tiếng Việt là khoảng cách kiểm soát, yếu tố này đa số được lựa chọn dựa vào việc doanh nghiệp sử dụng cơ cấu cao hay phẳng.
Cấu trúc cao
Ở một cấu trúc cao, sẽ khá hẹp ở khoảng quản lý. Kiểm soát cao, quan sát đơn giản các nhiệm vụ của nhân viên và có khả năng lên chức cao hơn là các ưu điểm chính yếu của một phạm vi quản lý hẹp. Nhưng các quyết định sẽ đưa ra chậm bởi có nhiều tầng kiểm soát và có khả năng dẫn đến nhiều sự bất đồng và bị trễ trong lưu thông. Vì vậy, một vài doanh nghiệp nhận định họ sẽ không dễ dàng hoạt động theo hình thức này và khó đáp ứng tối ưu nhu cầu của khách hàng đúng lúc. Cấu trúc cao sẽ được dùng ở các doanh nghiệp phạm vi công.
Cấu trúc bằng phẳng
Cấu trúc phẳng có nét đặc trưng là phạm vi kiểm soát rộng rãi, vì vậy mà xuất hiện vài ngưỡng hạn mức của cấp bậc. Do có khá nhiều cấp dưới cần phải báo cáo cho cấp trên dẫn đến tăng lên khối lượng công việc nhân viên, gia tăng thêm nhiệm vụ và động lực cho họ, hình thành cảm giác tự quản lý. Ở cấu trúc thẳng thì việc đưa ra quyết định sẽ có xu hướng nhanh và có thể linh hoạt thay đổi theo sự biến động thị trường. Nhưng sẽ làm cho các nhà quản trị bị quá tải khối lượng việc theo một khu vực kiểm soát rộng và có thể diễn ra nhiều khó khăn trong quản lý trực tiếp.
Từ quan niệm của nhân viên, không có quá nhiều khả năng lên chức. Cấu trúc phẳng đang dần được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp và các mảng công nghiệp, khi mà yếu tố thời gian và cảm nhận khách hàng là yếu tố quan trọng.
Bên cạnh cơ cấu tổ chức, độ lớn của doanh nghiệp cũng tác động đến khu vực kiểm soát khi mà có nhiều nhân viên cần báo cáo cho một cấp trên cùng sự ít ỏi của nhân sự có khả năng quản trị.
3. Sự khác biệt giữa Chain of Command và Span of Control?
3.1 Khái niệm
Chain of command nhắc đến những mức độ quyền hạn tại một doanh nghiệp (hình thành nền tảng phân cấp trong công ty).
Span of control là việc có bao nhiêu cấp dưới mà bên quản trị cần phải có nhiệm vụ kiểm soát.
3.2 Thiên nhiên
Chain of command đưa ra việc vị trí nào báo cáo cho vị trí nào
Khoảng cách kiểm soát dựa vào nhà quản trị có bao nhiêu cấp dưới.
3.3 Phụ thuộc
Chain of command bị ảnh hưởng bởi hệ thống chia cấp bậc doanh nghiệp.
Span of control chính yếu bị ảnh hưởng từ bản chất của tệp khách hàng và lĩnh vực hoạt động.
4. Các yếu tố chính yếu hình thành nên cơ cấu tổ chức:
4.1 Chuyên môn hóa công việc
Phản ánh lên khả năng phân chia công việc ở một công ty thành những khía cạnh nhỏ. Ví dụ như công việc may áo ở xưởng sản xuất được phân ra làm cắt áo, tháo lắp, là ủi,…. mức độ chuyên môn càng lớn thì có càng nhiều ưu điểm tuy nhiên cũng tồn tại nhược điểm.
Ưu điểm:
Tận dụng tối ưu kỹ năng của cấp dưới
Cải thiện kỹ năng của cấp dưới nhờ sự làm liên tục
Cải thiện năng suất thông qua cắt giảm thời gian cần để làm việc
Đào tạo hiệu quả kỹ năng chuyên môn
Được áp dụng những thiết bị có tính chuyên môn.
Nhược điểm: hình thành sự chán nản, mệt mỏi và stress trong công việc của các nhân viên, có thể làm cắt giảm năng suất lao động, sản phẩm có chất lượng không cao, tăng lên mức vắng mặt và sự chuyển đổi.
4.2 Bộ phận hóa
Khi những nhiệm vụ được chia nhỏ thì cần có cách thức phân phối nhằm gộp chung lại, đây chính là khái niệm bộ phận hóa. Ở công ty, chúng ta dễ thấy có các phòng ban hay bộ phận ví dụ như bộ phận strategy, operation, tái vụ,… đó là nơi hỗ trợ công việc được gộp theo chức năng. Nhưng có nhiều doanh nghiệp do có đặc tính khác biệt mà có thể phân chia bộ phân theo cách cách khác nhau như:
Theo hàng hóa. Ví dụ doanh nghiệp sản xuất dầu sẽ có mảng nhiên liệu, hóa chất,…
Theo địa lý, như bán hàng chia theo khu vực vùng miền
Theo quy trình. Ví dụ xin giấy phép lái xe cần trải qua nhiều tiến trình như đăng ký, kiểm tra, cấp phép,… vậy thì bộ phận chia theo quy trình của công việc.
Theo khách hàng. Ví dụ: công việc bán hàng được chia ra thành các bộ phận như bán lẻ, đại lý,…
4.3 Hệ thống điều hành (chain of command)
Chain of command được thể hiện sự phân chia, cơ cấu quyền hành từ nhà quản lý cho đến những nhân viên thấp hơn trong công ty. Hệ thống này thể hiện chi tiết vị trí nào sẽ báo cáo cho vị trí nào, nếu vấn đề xảy ra, vị trí nào gặp vị trí nào hay ai có nghĩa vụ theo ai. Ngày nay, theo sự đi lên của công nghệ và xu thế phân chia quyền hạn ở các công ty, thì hệ thống điều hành theo hình thức yêu cầu, mệnh lệnh duy nhất không tối ưu hiệu quả. Dĩ nhiên vẫn có vài lĩnh vực quan niệm rằng khả năng làm việc của họ tốt là từ hệ thống chia quyền cụ thể tuy nhiên doanh nghiệp kiểu này đang khan hiếm dần.
Lời kết
Và đó là những thông tin về hệ thống phân cấp chain of command mà bạn cần quan tâm. Để xây dựng nên được một cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp phải trải qua khá nhiều bước và chứa nhiều yếu tố, khía cạnh khác nhau. Có khi cần trải qua thời gian thử nghiệm để biết cơ cấu doanh nghiệp mình thích hợp với trạng thái nào hơn.
